Hemligheten Bakom Framgångsrik Feedback till Din Hälsokoordinator

Att arbeta som välbefinnandekoordinator är otroligt givande, men också förvånansvärt utmanande, särskilt när det kommer till att ge effektiv feedback.

Jag minns ett tillfälle när jag förberedde mig inför ett samtal och kände en riktig klump i magen – hur skulle jag formulera mig för att budskapet verkligen skulle landa rätt och inte bara som torr kritik?

Min erfarenhet har lärt mig att detta är en konstform i sig. I dagens snabbt föränderliga arbetsliv, där hybridarbetsmodeller blir allt vanligare och fokus på mental hälsa aldrig varit större, är det absolut avgörande att kunna ge feedback som bygger upp, snarare än bryter ner.

Trots att vi har tillgång till smarta AI-verktyg som kan ge data och insikter, är den mänskliga, empatiska dialogen fortfarande oersättlig för att verkligen påverka en individs välmående positivt.

Att förstå hur man förmedlar komplexa budskap på ett sätt som både motiverar och inspirerar, det är ingen enkel match, men ack så viktigt för att lyckas i rollen.

Vi reder ut detta noggrant.

Bygg en grund av tillit och psykologisk trygghet

Innan du ens överväger att ge feedback, måste det finnas en solid grund av tillit. Jag har själv märkt att om den personen du ska ge feedback till inte känner sig trygg med dig, då spelar det ingen roll hur välformulerad din feedback är – den kommer bara att mötas med försvar eller misstro. Det handlar om att investera tid i relationen, att visa att du bryr dig om individen som helhet, inte bara deras prestationer. För mig har det inneburit att jag aktivt söker upp medarbetare, frågar hur de mår på riktigt, och delar med mig av mina egna erfarenheter, både framgångar och utmaningar. När du är transparent och sårbar bygger du broar, inte murar. Det är lite som att plantera ett träd; du kan inte förvänta dig frukt direkt, utan det kräver tålamod, omsorg och regelbunden vattning. Jag har sett kollegor som bara dyker upp med feedback när något gått snett, och det blir så tydligt att personen känner sig attackerad snarare än stöttad. Min devis är enkel: bygg relationer när det inte behövs, så har du dem när det verkligen gäller. Detta är grunden för all meningsfull feedback som inte bara landar väl utan också skapar en varaktig positiv förändring. Det är genom att bygga upp denna trygga bas som du skapar en miljö där feedback kan tas emot som en gåva, snarare än ett hot, och det är då den verkligen får effekt på personens välmående och utveckling.

1. Skapa en atmosfär av öppenhet och respekt

Att skapa en öppen atmosfär är inte något som sker över en natt; det är en ständig process som kräver medveten ansträngning från din sida. Det handlar om att visa att all feedback, både positiv och konstruktiv, välkomnas och att den ges med intentionen att utveckla, inte att döma eller skuldbelägga. Jag försöker alltid börja samtal med att bekräfta personens insatser och styrkor, även om jag vet att det kommer en svårare del senare. Det avväpnar ofta och öppnar upp för ett mer mottagligt sinne. När jag själv får feedback uppskattar jag när det känns som en dialog, inte en monolog där jag bara ska ta emot ett budskap. Min egen upplevelse är att när jag ser en vilja att förstå min situation, snarare än att bara leverera en åsikt, då blir jag genast mer mottaglig och villig att lyssna. Det handlar också om att respektera att varje individ har sin egen unika bakgrund och sina egna upplevelser, och att det som fungerar för en person kanske inte fungerar för en annan. Flexibilitet är nyckeln, och att kunna anpassa sitt tillvägagångssätt. Har jag exempelvis en medarbetare som är introvert och ogillar att vara i centrum, så undviker jag att ge feedback framför andra. Att respektera dessa gränser och anpassa ditt tillvägagångssätt till individens preferenser är avgörande för att bygga och bibehålla en hög nivå av tillit och öppenhet.

2. Lyssna aktivt och bekräfta känslor

Innan du formulerar dina egna ord är det absolut avgörande att du verkligen lyssnar – inte bara hör, utan lyssnar med hela ditt sinne och din närvaro. Jag har ibland fallit i fällan att jag redan har mitt “tal” förberett i huvudet, och då lyssnar jag inte med hela mitt fokus på den andra personen. Det är ett misstag som kan kosta dyrt i ett feedbacksamtal. Aktivt lyssnande innebär att du är fullständigt närvarande, ställer öppna frågor som bjuder in till fördjupning, och att du sammanfattar vad du hör för att säkerställa att du har förstått rätt. Exempelvis kan du säga: “Så, om jag förstått dig rätt, känner du att du upplever X på grund av Y?” Denna typ av validering och sammanfattning är otroligt kraftfull. Det visar att du bryr dig om personens perspektiv och känslor, och att du tar dem på allvar. Jag minns ett tillfälle när en kollega var tydligt frustrerad över ett projekt som inte gick som planerat, och istället för att direkt erbjuda lösningar lät jag henne bara prata av sig och ventilera sina tankar. Jag bekräftade hennes känslor: “Jag hör att du känner dig väldigt pressad och att det här projektet tar mer energi än du hade förväntat dig, det är fullt förståeligt.” Först när hon kände sig verkligen hörd och bekräftad kunde vi tillsammans börja tänka konstruktivt kring nästa steg och hur vi skulle gå vidare. Att bekräfta känslor handlar inte om att nödvändigtvis hålla med, utan att erkänna att de är verkliga och giltiga för den som upplever dem. Det är en avgörande skillnad som gör underverk i feedback-sammanhang och skapar en grund för djupare förståelse och samarbete.

Konsten att ge specifik och handlingsbar feedback

Att säga “du måste bli bättre” är inte feedback; det är ett omdöme, en generalisering som sällan leder till någon form av positiv förändring. Jag har själv känt den frustrationen när jag fått vaga kommentarer som inte leder någonstans och lämnar mig med fler frågor än svar. För att feedback ska vara verkligt effektiv måste den vara kristallklar, otvetydig och direkt kopplad till konkreta beteenden eller specifika situationer som har inträffat. Jag försöker alltid tänka: “Om jag var i den här personens skor, vad skulle jag behöva höra för att veta exakt vad jag ska göra annorlunda i nästa liknande situation?” Det innebär att undvika generella svepande uttalanden och istället fokusera på specifika händelser och observerbara fakta. Istället för att slänga ur dig “Du är ofta sen till möten”, prova att säga något i stil med “Jag märkte att du kom 10 minuter sent till vårt morgonmöte klockan 9 i morse, vilket gjorde att vi fick skjuta upp agendapunkten X och det påverkade vår tidseffektivitet.” Denna precision är avgörande. Det är lite som att försöka navigera i en okänd stad med en suddig karta; du behöver tydliga landmärken och exakta instruktioner för att hitta rätt. Min egen erfarenhet är att när feedbacken är konkret och specifik, blir mottagaren inte bara mindre defensiv och mer mottaglig, utan också mer benägen att faktiskt ta till sig och agera på den. Det ger en känsla av kontroll och förståelse, snarare än förvirring och en känsla av att ha misslyckats. Handlingsbar feedback ger en tydlig väg framåt.

1. Fokusera på beteenden, inte personlighet

Det är så lätt att glida in på personliga egenskaper eller förmodade karaktärsdrag när man är frustrerad eller under tidspress, men det är en fälla som du absolut måste undvika när du ger feedback. Feedback ska alltid handla om vad någon gör eller har gjort, inte vem de är som person. Att säga “Du är oorganiserad” är en generaliserande och dömande personlig attack som nästan garanterat skapar motstånd och försvar. Att istället säga “Jag märkte att dokumenten för projekt X inte var arkiverade enligt vår standard på delad enhet, vilket gjorde det svårt för mig att snabbt hitta den information jag behövde för kundmötet” är fokus på det specifika beteendet och dess konkreta konsekvens. Min personliga strategi har alltid varit att hålla mig strikt till fakta och observerbara händelser. Jag har en gång fått feedback om att jag var “för detaljorienterad”, och det var otroligt svårt att veta exakt hur jag skulle agera på det. Men när samma chef senare omformulerade det och sa “När vi har våra snabbmöten är det viktigt att vi håller oss till de större linjerna och besluten som behöver fattas snabbt, och jag märkte att du spenderade cirka tio minuter på att diskutera en liten detalj gällande färgen på rapportens omslag”, då visste jag exakt vad jag skulle justera och hur det påverkade teamet. Det är den fundamentala skillnaden mellan att ge en meningsfull vägledning och att bara kritisera en egenskap. Försök att beskriva det du ser och hör, objektivt, utan att tolka eller lägga in personliga omdömen eller attityder. Håll dig till fakta och den observerbara verkligheten.

2. Erbjud handlingsbara steg och resurser

Feedback som inte leder till en tydlig plan för framsteg är i princip värdelös; den blir bara en observation utan verklig påverkan. När du har presenterat det specifika beteendet och dess konsekvenser, är nästa och avgörande steg att erbjuda tydliga, handlingsbara steg som personen kan ta för att förbättra situationen. Det kan handla om att föreslå en specifik kurs, koppla ihop dem med en mentor, föreslå ett nytt arbetssätt, eller kanske bara en inledande diskussion om strategier för att hantera utmaningen. Jag har alltid försökt att avsluta feedback-sammantal med frågan: “Vilka steg ser du att du kan ta för att hantera detta framåt, och hur kan jag stötta dig i det arbetet?” Det flyttar ansvaret till individen samtidigt som det tydligt signalerar att du är där som ett stöd och en resurs för att hjälpa dem att lyckas. Ett konkret exempel från min egen praktik är när en medarbetare hade svårt med sin tidsplanering och missade deadlines. Istället för att bara påpeka problemet föreslog vi att hon skulle testa Pomodoro-tekniken i en vecka och att jag kunde checka in med henne varje dag för att se hur det gick och erbjuda stöd om hon stötte på hinder. Det gav konkreta verktyg, en struktur att följa och ett tydligt stöd. Att bara peka ut en brist utan att erbjuda en väg framåt är som att säga till någon att de är vilse utan att ge dem en karta, en kompass eller en riktning. Det skapar bara mer frustration och ingen verklig förändring. Tänk alltid: Vad är nästa konkreta, mätbara steg som personen kan ta? Det är den gyllene regeln för handlingsbar feedback som verkligen gör skillnad och leder till utveckling.

Vikten av timing och sammanhang

Att ge feedback i rätt ögonblick är nästan lika viktigt som feedbackens innehåll; en briljant insikt kan helt missas om den levereras vid fel tillfälle. Jag har själv gjort misstaget att skjuta upp ett svårt samtal i hopp om att det skulle lösa sig av sig självt, bara för att inse att problemet växte sig större och blev ännu svårare att hantera med tiden. Eller, tvärtom, att jag gett feedback i ett direkt olämpligt ögonblick, kanske när personen var uppenbart stressad, arg eller mitt uppe i att lösa en akut kris. Det är som att försöka vattna en uttorkad blomma mitt i en storm – det har ingen större effekt och kan till och med göra mer skada än nytta. Feedback ska ges så nära inpå händelsen som möjligt för att vara relevant, men med tillräckligt med tid för att båda parter ska kunna reflektera över situationen och vara mentalt lugna och mottagliga. Min egen tumregel är att om det är en mindre, lätthanterlig observation, kan det tas upp ganska omedelbart och informellt. Men om det är något större, mer komplext eller känslomässigt laddat, då bokar jag alltid ett ostört möte för att säkerställa att vi båda kan fokusera fullt ut. Det handlar om att läsa av rummet och individen framför dig; har personen precis fått dåliga nyheter? Är de mitt i en stor deadline? Att vara empatisk inför den andres situation och förstå deras mentala tillstånd skapar en miljö där feedback kan tas emot och bearbetas på ett konstruktivt sätt. Att ignorera timing är att kasta bort en potentiellt värdefull möjlighet till utveckling, för feedback som ges vid fel tidpunkt blir lätt bortsorterad, bortglömd eller misstolkad, och kan till och med skapa onödig irritation eller motstånd.

1. Omedelbarhet versus reflektion

Balansen mellan att ge feedback omedelbart och att låta det sjunka in för reflektion är en fin konstform som kräver både lyhördhet och strategiskt tänkande. När det gäller små, enkla beteenden som lätt kan justeras, som att någon glömde att fylla på kaffet i fikarummet eller missade att stänga en dörr efter sig, kan direkt och omedelbar feedback vara det absolut bästa. En enkel påminnelse som: “Du, jag ser att kaffet är slut i kannan, skulle du kunna fylla på en ny om du har en stund?” Enkelt, rakt på sak och lätt att åtgärda. Men när det handlar om mer komplexa situationer, djupt rotade beteendemönster eller känslomässigt laddade ämnen, är det ofta bättre att schemalägga ett separat, ostört samtal. Jag minns ett tillfälle när jag behövde ge feedback till en kollega om hennes kommunikationsstil som upplevdes som ganska abrupt och osmidig. Att ta upp det mitt i ett hektiskt teammöte hade varit katastrofalt och bara skapat mer spänningar. Istället bad jag om ett kort, avsatt möte nästa dag, vilket gav oss båda tid att förbereda oss mentalt och samla tankarna. Det är viktigt att överväga hur mottaglig personen är i stunden och vilken inverkan feedbacken kan ha på dem emotionellt. En bra fråga att ställa sig själv är: Kommer detta att hjälpa personen just nu, eller skulle det vara mer effektivt att ge dem tid och utrymme att bearbeta det i en lugnare och mer kontrollerad miljö? Svaret på den frågan avgör ofta den bästa tidpunkten för samtalet. Reflektion är en nyckelkomponent för att feedback ska leda till varaktig och meningsfull förändring, inte bara en tillfällig åtgärd.

2. Skapa en ostörd miljö för samtalet

Jag har genom åren insett att omgivningen spelar en enormt stor roll för hur feedback tas emot och bearbetas. Att försöka ge viktig eller känslig feedback över axeln i ett bullrigt öppet kontorslandskap, eller i en stressig korridor mitt under en rusning, är helt enkelt respektlöst och ineffektivt. När jag behöver ge konstruktiv feedback ser jag alltid till att boka ett ostört mötesrum, en avskild privat hörna där vi kan prata ostört, eller under hybridarbete, ett dedikerat och ostört digitalt mötesrum där vi båda kan känna oss trygga, avslappnade och fokusera helt på samtalet utan yttre distraktioner. Att ta sig tid att förbereda en sådan miljö signalerar tydligt att du tar ämnet och personen på största allvar, och att samtalet är av stor vikt. Jag minns en gång när jag impulsivt försökte ge viktig feedback under en informell lunch, och det blev bara en pinsam och ytlig diskussion där budskapet inte alls landade som jag hade tänkt. Personen var uppenbart obekväm och ville bara byta ämne, och jag insåg snabbt mitt misstag. En ostörd och förberedd miljö signalerar att detta samtal är viktigt, konfidentiellt och att du respekterar den andres integritet och fokus. Det skapar utrymme för ärlighet, sårbarhet och djupare reflektion, vilket är avgörande för att feedbacken ska kunna leda till verklig insikt och en positiv utveckling. Det ger också dig själv möjlighet att fokusera helt och hållet på samtalet, utan yttre distraktioner eller avbrott, vilket är ovärderligt för kvaliteten på feedbacken.

Använd olika feedbackmetoder för maximal effekt

En av de största och mest omvälvande insikterna jag fått under min tid som välbefinnandekoordinator är att “en storlek passar alla” sällan, om någonsin, fungerar när det kommer till att ge feedback. Människor är komplexa, unika individer, och vad som motiverar och tas emot väl av en person kan i värsta fall demotivera eller uppfattas negativt av en annan. Därför har jag lärt mig vikten av att ha en välfylld verktygslåda med olika feedbackmetoder att ta till beroende på situation och individ. Vissa föredrar en direkt och rakt-på-sak-stil som går rakt på kärnan, medan andra behöver en mjukare, mer inlindad och försiktig approach för att känna sig trygga nog att ta emot budskapet. Vissa reagerar bäst på att få data och statistik som underlag för förbättring, medan andra motiveras mer av personliga berättelser, analogier eller konkreta exempel på hur det kan se ut i praktiken. Det handlar om att ständigt anpassa sig till individen, deras personlighetstyp, deras inlärningsstil och den specifika situationen feedbacken gäller. Jag har sett kollegor som envist håller fast vid en enda metod, till exempel den så kallade “smörgåsmetoden” (positiv kommentar – konstruktiv feedback – positiv kommentar), och den fungerar helt enkelt inte alltid på alla; för vissa upplevs den som oärlig eller manipulerande. Det är just här din E-E-A-T, din erfarenhet, din expertis och din auktoritet, kommer in – att känna av vem du har framför dig, läsa av situationen och sedan välja den mest effektiva och empatiska vägen framåt. Det är ingen enkel formel att följa, men det är otroligt givande när du ser att din anpassning leder till verkliga genombrott och en känsla av att personen känner sig sedd och förstådd. Det är en dynamisk process som kräver ständig övning och reflektion.

1. Förstå din mottagares preferenser

Innan jag ens överväger hur jag ska formulera min feedback, försöker jag alltid att ta reda på hur personen framför mig faktiskt föredrar att ta emot information och feedback. Det är en fråga jag ställer ganska tidigt i relationen. Vissa gillar att få feedback skriftligt först, i ett mejl eller ett dokument, för att kunna reflektera över det i lugn och ro innan ett muntligt samtal. Andra föredrar en muntlig diskussion direkt, utan skriftligt underlag, och uppskattar det personliga mötet. Jag har en kollega som blir helt blockerad av direkt kritik, men som blommar ut och blir otroligt mottaglig om feedbacken kommer i form av frågor som “Vad tror du skulle ha hänt om vi provat X istället för Y i den här situationen?” eller “Hur ser du på den här situationen, och vilka lärdomar kan vi dra?” Att ställa den typen av meta-frågor, alltså frågor om hur de vill ta emot feedback, kan vara otroligt värdefullt och är något jag alltid rekommenderar. Frågor som “Hur brukar du bäst ta till dig feedback som hjälper dig att utvecklas?” är en fråga jag använder regelbundet och som öppnar upp för en ärlig dialog. Det visar att jag respekterar deras process och att jag är villig att anpassa mig efter deras behov, inte bara leverera ett budskap på mitt eget sätt. Min egen erfarenhet är att när jag skräddarsyr min metod efter individen, blir mottagligheten exponentiellt högre. Det handlar om att se och förstå den unika människan framför dig, inte bara rollen eller positionen de har. Varje person är en egen värld av erfarenheter och preferenser, och att navigera den världen med framgång kräver både lyhördhet och en stor portion flexibilitet.

2. Använd IF-modellen eller andra strukturerade tillvägagångssätt

Även om flexibilitet och anpassning är otroligt viktigt, har det också visat sig vara otroligt hjälpsamt att ha några beprövade och strukturerade ramverk att luta sig mot, särskilt när det handlar om att ge konstruktiv feedback. Jag använder ofta en variant av IF-modellen (Observation, Känsla, Önskan) eller SBI (Situation, Beteende, Impact – Situation, Beteende, Påverkan) som ramverk för att hålla mina tankar organiserade och budskapet tydligt. IF-modellen kan till exempel låta: “När jag observerade att du inte lämnade in veckorapporten i tid i fredags (observation), kände jag mig orolig (känsla) att vi skulle missa vår gemensamma deadline för månadsrapporten, och jag önskar (önskan) att vi kan hitta ett sätt att säkerställa att alla deadlines hålls konsekvent i framtiden.” Detta är så mycket mer effektivt, mindre dömande och mer handlingsbart än att bara utbrista “Du är alltid sen med dina rapporter!” SBI-modellen är också fantastisk för att hålla fokus på fakta och observerbara konsekvenser: “I situationen med kundmötet igår eftermiddag (Situation), betedde du dig genom att avbryta kunden flera gånger när de försökte förklara sitt behov (Beteende), vilket hade en påverkan genom att kunden verkade frustrerad, och mötet drog ut på tiden utan att vi helt kom till en slutsats (Påverkan).” Genom att konsekvent använda sådana beprövade ramverk säkerställer du att din feedback är specifik, icke-dömande och tydligt fokuserad på effekten av beteendet. Detta är ett sätt att kanalisera din expertis och auktoritet på ett konstruktivt och pedagogiskt sätt, och jag har personligen sett hur det transformerar svåra samtal till meningsfulla lärandeupplevelser för båda parter. Det ger en trygghet och en förutsägbarhet för både dig som ger och den som tar emot feedback, vilket minskar osäkerhet och ökar acceptansen för budskapet. Detta är verkligen en grundpelare för effektiv kommunikation i professionella sammanhang.

Här är en översikt över några vanliga feedbackmetoder och deras potentiella effekter:

Metod	Beskrivning	Fördelar	Nackdelar
Smörgåsmetoden	Positiv kommentar inleder, därefter konstruktiv feedback, avslutas med ytterligare en positiv kommentar.	Kan upplevas som mildare, hjälper till att mjuka upp budskapet och bevara relationen.	Kan upplevas som oärlig eller manipulativ, den konstruktiva delen kan riskera att försvinna i de positiva kommentarerna eller inte tas på allvar.
SBI (Situation-Beteende-Impact)	Beskriv den specifika situationen, det observerade beteendet, och vilken konkret påverkan beteendet hade.	Fokus på fakta och observationer, objektivt, leder till handlingsbara insikter, minskar skuldbeläggning.	Kräver noggrann observation och förberedelse, kan upplevas som kall eller distanserad om den inte levereras med genuin empati och tonfall.
IF-modellen (Observation-Känsla-Önskan)	Beskriv din specifika observation, dina känslor kring den, och vad du önskar för framtiden.	Fokus på den egna upplevelsen (“jag-budskap”), mindre dömande, uppmuntrar till empati, sänker garden hos mottagaren.	Kan vara svårt att formulera sina känslor på ett tydligt sätt utan att låta anklagande, kan upplevas som subjektivt om det inte förankras i delade mål eller förväntningar.
Framåtblickande feedback	Fokus på framtiden och vad som kan göras annorlunda i nästa situation, snarare än att dväljas vid det förflutna.	Motiverande och framåtriktat, skapar tydliga handlingsplaner, minskar fokus på misstag och skuld, inspirerar till utveckling.	Kan ignorera vikten av att reflektera över tidigare misstag som lärandetillfällen, kräver stor tydlighet om önskade framtida beteenden och resultat för att vara effektiv.

Odla ett tillväxtorienterat tankesätt

Som välbefinnandekoordinator är en av mina mest centrala och viktigaste uppgifter att inte bara leverera feedback, utan att också aktivt hjälpa individer att omfamna den som en ovärderlig möjlighet till tillväxt och utveckling, snarare än att se den som ett personligt misslyckande eller en attack. Carol Dwecks banbrytande koncept om “growth mindset” (tillväxtorienterat tankesätt) är absolut centralt här. Jag har med egna ögon sett att om en person har ett låst tankesätt, där de djupt tror att deras förmågor och intelligens är statiska och förutbestämda, då kommer de att se feedback, särskilt den konstruktiva, som ett direkt hot mot sin identitet och sitt självförtroende. Men om de istället har ett tillväxtorienterat tankesätt, där de inser att deras förmågor kan utvecklas genom hårt arbete och dedikation, då ser de feedback som värdefull information som hjälper dem att lära sig och bli bättre. Det är vår roll som koordinator att varsamt och empatiskt styra dem mot detta tankesätt genom hur vi formulerar oss, hur vi följer upp, och hur vi skapar en kultur av lärande. Jag försöker alltid rama in feedback som en naturlig och integrerad del av en kontinuerlig lärandeprocess, som bara ett steg på en längre utvecklingsresa. Det handlar om att medvetet fira framstegen, hur små de än kan verka, och att konstant betona att varje utmaning är en unik chans att lära sig, finslipa sina färdigheter och bli bättre. Min egen erfarenhet har otvetydigt visat att när jag skapar den ramen och det tankesättet, minskar motståndet mot feedback drastiskt, och motivationen att agera på feedbacken ökar exponentiellt. Det är en otroligt givande process att se någon förvandla en initial känsla av misslyckande till en tydlig möjlighet till framgång och personlig triumf. Detta är var den mänskliga aspekten och den djupa empatin blir så avgörande – att inte bara leverera budskapet, utan att aktivt forma mottagarens perspektiv på det för att maximera dess positiva effekt på välbefinnande och utveckling.

1. Betona lärande och utveckling

Istället för att fastna i att analysera “vad som gick fel” i en specifik situation, försöker jag alltid styra samtalet mot de mer produktiva frågorna “vad kan vi lära oss av det här?” och “hur kan vi utvecklas framåt baserat på denna insikt?”. Det är en subtil men otroligt kraftfull skiftning i språkbruk och fokus som gör all skillnad. När jag ger feedback, använder jag ofta fraser som “Det här är en fantastisk möjlighet att lära dig…”, “Vad kan du ta med dig från den här situationen till nästa gång?”, eller “Hur kan vi omsätta den här insikten till konkreta nästa steg i din personliga eller professionella utveckling?” Jag minns ett tillfälle när en kollega gjorde ett misstag som kostade projektet både tid och resurser. Istället för att skuldbelägga personen, fokuserade vi tillsammans på den underliggande processen: “Vad i vår nuvarande process gjorde att detta misstag uppstod, och hur kan vi justera processen för att förhindra att det händer igen framåt?” Det flyttade fokus från individens “fel” till systemets förbättring och gemensamt lärande. Det är absolut viktigt att kommunicera att misstag är en helt naturlig och oundviklig del av att lära sig och att utforska nya saker, och att det är just genom att analysera dem och dra lärdomar som vi växer och blir starkare. Denna inställning bygger en kultur där människor vågar prova nya saker, experimentera och inte är rädda för att misslyckas, eftersom de vet att misslyckanden ses som värdefulla språngbrädor till framgång och djupare förståelse. Detta är något jag alltid har burit med mig från min egen uppväxt, där mina föräldrar alltid uppmuntrade mig att se varje motgång som en läxa och en möjlighet att växa, inte som ett permanent slut. Det tankesättet vill jag med all kraft förmedla till dem jag arbetar med.

2. Fira framsteg, inte bara slutresultat

Det är så lätt att bara fokusera på de stora, slutmålen och att i den ivern glömma bort alla de små, men ack så viktiga, framstegen längs vägen. Men jag har märkt att det är just de små, inkrementella framstegen som bygger upp den verkliga, hållbara motivationen och det inre självföretoendet, särskilt när någon aktivt arbetar med att implementera feedback och förändra sitt beteende. Därför är det absolut avgörande att du som välbefinnandekoordinator aktivt söker efter och fira dessa framsteg, oavsett hur små de kan verka vid första anblicken. Det kan vara att någon har börjat använda ett nytt verktyg du rekommenderade, att de har förbättrat sin kommunikation med en specifik kollega, eller att de bara har visat mer initiativ och proaktivitet i en viss uppgift. Även om det slutliga, stora målet inte är nått ännu, är de små stegen som leder mot det otroligt viktiga att uppmärksamma och bekräfta. Jag brukar ta mig tid att skicka ett snabbt meddelande, eller nämna det informellt i ett möte: “Jag såg att du verkligen tog till dig feedbacken om att förbereda dig mer inför presentationer, din presentation igår var riktigt skarp och välstrukturerad!” Den typen av positiv och specifik förstärkning är som bränsle för ett tillväxtorienterat tankesätt; det bygger upp personens inre tro på sin egen förmåga att förändras och lyckas. Det visar att du ser dem, att du värdesätter deras ansträngningar och att du genuint tror på deras förmåga att utvecklas. Det är dessa små, men meningsfulla, bekräftelser som bygger den långsiktiga motivationen och skapar en kultur där feedback ses som en generös gåva, en möjlighet till positiv förändring, snarare än en börda eller en källå för oro. Det är detta som skapar en hållbar och positiv arbetsmiljö.

Den avgörande rollen av uppföljning och ständig dialog

Att ge feedback är ingen engångshändelse; tvärtom är det snarare början på en kontinuerlig och dynamisk process som kräver engagemang och tålamod. Jag har med bestörtning sett hur välformulerad och genomtänkt feedback helt kan tappa sin kraft och effekt om den inte följs upp på ett adekvat sätt. Det är som att plantera ett värdefullt frö i den mest näringsrika jorden och sedan aldrig vattna det – det kommer helt enkelt aldrig att gro, än mindre växa till något stort och vackert. Uppföljning är det som visar att du som välbefinnandekoordinator är genuint engagerad i personens utveckling och att du inte bara “bockar av” en obligatorisk uppgift. Det ger också en ovärderlig möjlighet att justera kursen om de initiala strategierna eller åtgärderna inte fungerar som förväntat, eller om nya utmaningar uppstår. För mig har uppföljning alltid inneburit att schemalägga nya samtal, att aktivt fråga hur det går med de överenskomna åtgärderna, och att kontinuerligt erbjuda fortsatt stöd, resurser och vägledning. Det handlar om att vara en aktiv partner i deras utveckling, inte bara en en gång bedömare eller kritiker. Jag minns en situation där jag gav feedback om en specifik processförbättring, och vid uppföljningen insåg vi tillsammans att min ursprungliga idé behövde justeras och anpassas för att passa verkligheten på ett bättre sätt. Utan uppföljningen hade den förbättringen förmodligen aldrig skett och vi hade missat en viktig möjlighet. Det bygger förtroende, stärker relationen och visar på en äkta vilja att se individen lyckas och blomstra. Att inte följa upp är att indirekt signalera att feedbacken egentligen inte var så viktig, och det kan allvarligt skada den psykologiska tryggheten och tilliten du så noggrant byggt upp med stor möda. Kontinuitet är nyckeln till framgång när det kommer till feedback.

1. Schemalägg regelbundna uppföljningssamtal

För att feedback ska kunna leda till en djupgående och varaktig förändring är regelbunden uppföljning absolut nödvändig och kan inte underskattas. Jag brukar alltid avsluta ett feedback-samtal med att direkt boka in nästa möte för att följa upp de överenskomna åtgärderna och se hur framstegen ser ut. Detta signalerar tydligt att jag tar deras utveckling på allvar och att det här inte är en isolerad eller tillfällig händelse, utan en del av en pågående process. Ofta räcker det med korta, informella check-ins initialt, kanske ett snabbt fem-minuters samtal över en kopp kaffe, för att sedan gradvis glesa ut dem när personen känner sig mer säker och bekväm i sina nya beteenden. Jag har en gång fått rådet att se feedback som en iterativ process – precis som i mjukvaruutveckling där man ständigt testar, förbättrar och lanserar nya versioner baserat på användarfeedback. Detta tankesätt har hjälpt mig enormt att närma mig feedback med en mer flexibel och utvecklingsorienterad inställning. Det handlar inte om att hitta den “perfekta” lösningen direkt, utan om att kontinuerligt förbättra och anpassa sig efter de nya insikter som uppstår längs vägen. Dessa uppföljningssamtal ger också ett ovärderligt utrymme för den anställde att ställa nya frågor, uttrycka eventuella nya utmaningar de stött på och framför allt känna sig stödd och inte ensam i sin utveckling. Det är i dessa kontinuerliga dialoger som den verkliga magin sker, där insikter djupnar, nya strategier kan formuleras tillsammans och där den gemensamma förståelsen växer sig starkare. Det är ett konkret bevis på att du investerar i deras långsiktiga välmående och professionella framgång.

2. Var öppen för att ge och ta emot egen feedback

En av de mest kraftfulla och transformativa sakerna du kan göra som välbefinnandekoordinator är att själv modellera det beteende du vill se och uppmuntra hos andra. Det innebär att du inte bara är den som ger feedback, utan att du också aktivt söker och ödmjukt tar emot feedback om din egen prestation och ditt förhållningssätt. Efter ett feedback-samtal brukar jag ofta, när det känns lämpligt och relationen tillåter, fråga: “Hur upplevde du det här samtalet? Fanns det något jag kunde ha gjort annorlåna för att göra det ännu mer hjälpsamt eller tydligt för dig?” Den typen av öppenhet och sårbarhet är otroligt avväpnande och bygger omedelbart en kultur av ömsesidig respekt och tillit. Jag minns ett tillfälle när jag trodde jag hade varit exceptionellt tydlig och konkret i min feedback, men när jag frågade om feedback fick jag veta att mitt budskap hade känts lite vagt och att personen önskade ännu mer specifika exempel. Det var en viktig och värdefull läxa för mig att jag behöver vara ännu mer konkret och illustrativ i vissa situationer. Att visa att du själv är villig att lära och utvecklas, även i din egen roll som feedbackgivare, sänder en oerhört stark signal till dina medarbetare och kollegor. Det gör dig mer mänsklig, tillgänglig och relaterbar. Det handlar om att visa att feedback är en tvåvägskommunikation, ett ständigt flöde av information, och att vi alla är i en ständig process av lärande och förbättring, oavsett position eller erfarenhet. Det är denna sårbarhet och öppenhet som skapar den djupaste och mest genuina tilliten och bygger en verkligt hållbar kultur för välbefinnande och framgång i organisationen. Genom att själv vara en förebild inspirerar du andra att följa ditt exempel.

Kom ihåg att feedback, i sin innersta kärna, handlar om att bry sig om den andra personen. Det är en gåva, ett kraftfullt verktyg för att hjälpa andra att växa, blomstra och nå sin fulla potential, inte ett vapen att använda i konflikter. Genom att investera tid i att förstå dess nyanser och tillämpa de principer vi har diskuterat, kan du som välbefinnandekoordinator verkligen göra en avgörande skillnad i människors liv. Det är en spännande resa, inte en slutdestination, och varje samtal är en ny möjlighet att finslipa din konst och fördjupa din expertis.

Avslutande tankar

Att behärska konsten att ge feedback är inte bara en förmåga, det är en central pelare för ett blomstrande arbetsliv och en viktig del av att vara en välbefinnandekoordinator.

Som vi har utforskat tillsammans, handlar det om så mycket mer än att bara förmedla information; det handlar om att bygga relationer, skapa trygghet och tända gnistan för ständig utveckling.

Varje feedbacksamtal är en möjlighet att inte bara lyfta individer utan också att stärka hela organisationen. Kom ihåg att din empati, ditt tålamod och din vilja att se varje person som en unik individ med oändlig potential, är dina allra viktigaste verktyg.

Bra att veta

1. Dra nytta av “fika”-kulturen: Använd den avslappnade atmosfären under en fika för att ge kort, informell och uppskattande feedback. Det bygger relationer och gör större samtal lättare.

2. Utforska AI-drivna feedbackverktyg: Även om den mänskliga kontakten är oersättlig, kan digitala verktyg för anonym feedback eller pulsmätningar ge värdefulla insikter och trender att agera på.

3. Satsa på ledarskapsutbildning: Kontinuerlig fortbildning inom kommunikation och feedbackhantering är avgörande. Många svenska utbildningsföretag erbjuder utmärkta kurser i ämnet.

4. Skapa en “Feedback-bank”: Uppmuntra medarbetare att samla på positiva feedback-upplevelser och spara dem. Att kunna återvända till konkreta exempel på när man presterat väl kan stärka självkänslan i utmanande tider.

5. Använd walk-and-talk möten: För viktiga, men inte alltför känsliga, feedback-samtal kan en promenad utomhus erbjuda en mer avslappnad miljö och underlätta öppen dialog.

Sammanfattning av nyckelpunkter

För att ge effektiv feedback som en välbefinnandekoordinator, börja med att bygga en solid grund av tillit och psykologisk trygghet genom öppenhet och aktivt lyssnande.

Fokusera på att ge specifik och handlingsbar feedback som är inriktad på beteenden, inte personlighet, och erbjud alltid konkreta steg och resurser för utveckling.

Välj rätt timing och skapa en ostörd miljö för dina samtal, balansera omedelbarhet med tid för reflektion beroende på situationens komplexitet.

Anpassa din feedbackmetod till mottagarens preferenser och använd strukturerade ramverk som SBI- eller IF-modellen för tydlighet och objektivitet.

Odla ett tillväxtorienterat tankesätt genom att betona lärande, se misstag som utvecklingsmöjligheter och fira alla framsteg, oavsett storlek.

Slutligen, kom ihåg den avgörande rollen av uppföljning och en ständig dialog. Schemalägg regelbundna samtal och var själv öppen för att både ge och ta emot feedback om din egen insats. Din kontinuitet och sårbarhet är nyckeln till varaktig framgång och välbefinnande.